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Gewährleistungs- und RMA Bedingungen


1.1 Es gelten diese RMA-Bedingungen für alle Angebote, Kauf- und Verkaufsvereinbarungen sowie für Lieferungen aller Waren und Dienstleistungen, die von Winterholt & Hering GmbH, nachfolgend W&H genannt, in den Handel gebracht und/oder erbracht werden, wenn nicht ausdrücklich schriftlich anderes vereinbart wurde. Die Gegenpartei von W&H wird hier im folgendem als "Käufer / Auftraggeber" bezeichnet.

1.2 Gleichzeitig gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von W&H. Ein Exemplar dieser Bedingungen wird dem Abnehmer auf Anfrage kostenlos zugestellt oder ist erhältlich auf www.whoffice.de . Im Falle einer Abweichung zwischen Bestimmungen in diesen RMA-Bedingungen und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen haben die AGB Vorrang. Alle anderen Bestimmungen dieser RMA-Bedingungen werden von einer solchen Abweichung nicht berührt.

1.3 Diese RMA-Bedingungen enthalten eine RMA-Regelung zur Vorgehensweise bei defekten Produkten (Artikel 2), fehlerhaften Bestellungen und falschen Lieferungen (Artikel 3).


Allgemein

2.1 Bei Produkten verschiedener Hersteller kann der Käufer/Auftraggeber oder Endbenutzer im Falle eines defekten Produkts direkt den Hersteller für den Gewährleistungsanspruch kontaktieren. Dies ist meistens die einfachste und schnellste Art einen Umtausch/eine Erstattung zu realisieren.

2.1.1 Defekte Produkte von Oki / Konica-Minolta / Xerox muss der Käufer/Auftraggeber oder Endbenutzer direkt an Oki / Konica-Minolta / Xerox melden. W&H nimmt diese Artikel nicht zurück.

  • Oki Hotline: 0211-5262-555
  • Konica-Minolta : 0800-2494-820
  • Xerox Hotline Deustchland : 069-9999-15632
2.1.2 Rainbowkits, Tonerbundles, Trommelbundles können nur komplett reklamiert werden. D.h. ist ein Toner/Trommel defekt müssen die anderen Komponenten des Kits auch mit eingeschickt werden. Ein einzeln eingeschickter Toner wird abgelehnt.

2.2 Der Käufer hat keinen Anspruch auf die Gewährleistung, wenn:

  • a) der Käufer die Produkte verwahrlost hat
  • b) der Käufer Änderungen an den Produkten vorgenommen hat oder hat vornehmen lassen, dazu zählen auch Reparaturen, die nicht (im Namen) von W&H durchgeführt wurden
  • c) der Käufer die Produkte auf andere Weise achtlos behandelt hat.

2.3 Für die Rückgabe defekter Ware muss immer eine RMA-Nummer über das Online-RMA-Formular angefordert werden. Das Formular ist auf der Website von W&H erhältlich.

2.4 Bei einem RMA-Antrag müssen mindestens folgende Angaben gemacht werden:
  • Artikelnummer
  • Rechnungsnummer / Lieferscheinnummer
  • Eine deutliche Mängelbeschreibung (die Angabe "defekt" oder "funktioniert nicht" reicht nicht aus und wird darum nicht bearbeitet).
  • Seriennummer des Gerätes
  • Statusbericht des Gerätes Testausdruck mit Zählerstand des Gerätes vor und nach dem Ausbau / Einbau des Verbrauchsmaterials.
  • Testausdruck
2.5 Defekte Produkte können erst nach Zuweisung einer RMA-Nummer durch W&H an uns verschickt werden. Dies muss innerhalb von fünf Werktagen erfolgen. Das RMA-Formular muss dazu sichtbar an der Außenseite der Transportverpackung angebracht werden.

Die Retouradresse ist:

Winterholt & Hering GmbH
Albert Einstein Ring 12
25451 Quickborn Deutschland

E-Mail : rma(at)whoffice.de


Die Kosten für die Sendung an W&H gehen zu Lasten des Käufers. Unfrankierte Sendungen, Sendungen ohne sichtbares RMA-Formular und Sendungen per Nachnahme werden nicht angenommen. Der Käufer haftet selbst für Schaden oder Verlust während des Transports an W&H.

2.6 Nach Erhalt der defekten Ware kontrolliert W&H diese gemäß den Richtlinien des entsprechenden Herstellers. Falls sich bei der Kontrolle herausstellt, dass die Ware diesen Richtlinien nicht entspricht, behält W&H sich das Recht vor die Ware zu vernichten und es erfolgt keine Gutschrift. Der Käufer erhält darüber eine schriftliche Mitteilung.

In folgenden Fällen wird eine Retoursendung abgelehnt.

  • der zurückgesendete Artikel ist vollständig verbraucht
  • die Gewährleitungsfrist des zurückgesendeten Artikels ist abgelaufen
  • der zurückgesendete Artikel wurde nicht benutzt
  • der zurückgesendete Artikel ist nicht original
  • der zurückgesendete Artikel wurde als Set-Up-Patrone/Toner zu einem gekauften Drucker mitgeliefert
  • der zurückgesendete Artikel wird nicht auf dem von W&H bereitgestellten RMA-Formular genannt.
  • der Statusbericht ist unvollständig


Die Rücksendung nicht defekter Produkte durch den Käufer erfolgt nur unter Berücksichtigung folgender Bedingungen.

3.1 Ein RMA-Antrag muss innerhalb von drei Werktagen nach Erhalt der Ware im Fall einer verkehrten Bestellung/Lieferung über das Online-RMA Formular eingereicht werden.

3.2 Die zurückzugebenden Produkte müssen gängig und neu verkäuflich sein. Sie müssen unbeschädigt sein und sich in der Originalverpackung befinden und sie dürfen nicht geöffnet worden sein und keine aufgebrochenen Siegel aufweisen. Auf Wunsch des Käufers bestellte, kombinierte oder modifizierte Waren können in keinem Fall zurückgegeben werden (ausgenommen im Fall einer falschen Lieferung von W&H).

3.3 Falls die unter 3.2 genannten Bedingungen nicht eingehalten wurden, behält W&H sich das Recht vor die Ware zu vernichten und es erfolgt keine Rechnungkorrektur. Der Käufer erhält darüber eine schriftliche Mitteilung.

3.4 Das RMA-Formular muss dazu sichtbar an der Außenseite der Transportverpackung angebracht werden.

3.5 Nach Autorisierung durch W&H gemäß obigen Bestimmungen müssen falsch bestellte Produkte innerhalb von fünf Werktagen an folgende Adresse gesendet werden:

Winterholt & Hering GmbH
Albert Einstein Ring 12
25451 Quickborn Deutschland

E-Mail : rma(at)whoffice.de

3.6 Produkte, für die aufgrund einer falschen Lieferung durch W&H eine RMA-Nummer vergeben wurde, werden vom W&H-Transporteur abgeholt. Produkte, die ohne RMA-Nummer an W&H zurückgesendet werden oder Sendungen per Nachnahme werden, wie auch unfrankierte Sendungen, nicht angenommen.

3.7 Nach Erhalt, Kontrolle der Produkte durch den Vorlieferanten und auch seiner Zustimmung erfolgt eine Gutschrift.

3.8 Falsche Bestellungen können aus Kulanz zurückgenommen werden. Hierbei werden mindestens 15% Restock-Kosten in Rechnung gestellt. Der Prozentanteil der Restock-Kosten wird von W&H festgelegt und kann je nach angebotenem Artikel und RMA-Antrag unterschiedlich ausfallen.

4.1 Spedition

Ein sichtbarer Transportschaden muss sofort nach Erhalt der Ware unter whoffice@whoffice.de angemeldet werden.
Ein verdeckter Transportschaden ist ebenso unverzüglich nach Überprüfung der Ware unter whoffice@whoffice.de anzumelden.

  • digitale Bilder des Schadens
  • Vermerk auf der Rollkarte des Fahrers ( die sogenannte CMR oder auch Übergabeschein )mit Unterschrift und Datum bei sichtbaren Schäden
  • Welche Artikel und welche Menge sind beschädigt
  • Rechnungsnummer bzw. Lieferscheinnummer

4.2 Paketdienst

Der Transportschaden muss sofort nach Erhalt der Ware unter whoffice@whoffice.de angemeldet werden. Sichtbare Schäden müssen vom Fahrer bestätigt sein. Das Paket mit der beschädigten Ware bleibt vor Ort zur Besichtigung und darf nicht ohne vorherige Zustimmung des Paketdienstleisters vernichtet werden.

  • digitale Bilder des Schadens
  • Trackingnummer
  • Welche Artikel und welche Menge sind beschädigt
  • Rechnungsnummer bzw. Lieferscheinnummer

4.3 Meldefrist Transportschäden die später als nach 3 Tagen angezeigt werden, müssen leider abgelehnt werden. Bei unvollständigen Angaben lehnt die Versicherung eine Regulierung ab.


Falls Ihrem RMA-Antrag entsprochen wird, schreibt W&H für die akzeptierte Ware immer einen Geldbetrag gut. W&H tauscht das zurückgesendete Produkt niemals um; Ihnen wird also nicht automatisch ein neues Produkt zugestellt. Falls Sie ein neues Produkt erhalten möchten, können Sie dafür eine neue Bestellung aufgeben.


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Stand: im September 2019